Videokonference je v současné době již běžný a pravidelně používaný operativní a moderní způsob komunikace, který se stále častěji využívá v řadě oborů. Při videokonferenčním spojení se přenáší nejen obraz (video) a zvuk (audio), ale účastníci si během přenosu mohou vyměňovat také data (Content).
Videokonference se uplatňují při poradách managementu podniků, státních organizací i ozbrojených složek. Jednání s obchodním partnery, prezentace výrobku na dálku, komunikace mezi pobočkami. Obohacují odborné semináře a kurzy, firemní školení i výuku na školách. Pravidelně se užívají v medicíně, výzkumu i projekční činnosti. Uplatnit se mohou při marketinkových, propagačních i kulturních akcích, při kontrolní činnosti. Ihned a živě se můžete bavit s kýmkoli na druhém konci světa, aniž musíte cestovat. Videokonference se dokonce osvědčily i v soudní praxi.
Videokonferenční zařízení lze rozdělit podle množství aktivních účastníků (mluvčích). V nejjednodušší variantě využijí tuto technologii dvě osoby, které místo klasického telefonního přístroje použijí videotelefon. Dalších zařízení, která propojí do videokonference podstatně větší počet účastníků a připojovacích bodů, existuje široká škála. Do videokonference se dnes mohou zapojit i stovky lidí, které budou sledovat technicky vysoce kvalitní přenos například v sálech na promítacím plátně nebo velkoplošném projektoru.
Pořizovací a provozní náklady jsou u většiny videokonferenčních systémů vyšší. Vstupní investice do zařízení se rychle vrací v úspoře průběžných nákladů za cestování, dopravu a další spojené s organizací. V podstatě vždy vyplatí. Jednorázové pořizovací náklady lze navíc převést na náklady postupné například formou pronájmu nebo leasingu videokonferenčního systému.
Nedílnou součástí oblasti videokonferenčních zařízení jsou také přídavné periferie a síťové prvky.
Personální systémy používá pro videokonferenci jeden, vyjímečně několik málo aktivních účastníků. Jedná se buď o digitální videotelefon, software do PC, speciální kartu do PC - tzv. desktopové videokonferenční systémy nebo malá videokonferenční zařízení pro připojení přes USB.
Desktopové systémy a zařízení přes USB jsou vybaveny jednoduchou kamerou. Jako zobrazovací zařízení slouží vlastní monitor počítače a zvuk je snímán a reprodukován pomocí mikrofonu a reproduktorů zvukové karty PC, speciálního hlasitého telefonního přístroje, případně náhlavní soupravy. Připojení doplňkových periferií bývá omezeno na maximálně jeden přídavný video vstup. Osobní počítač dovoluje snadnou integraci se softwarovým vybavením pro sdílení dat. Software umožňuje například otevření stejného dokumetu všem příslušně vybaveným účastníkům a uspořádat tak videokonferenci pro práci nad tímto dokumentem.
V případě kompaktního systému se videokonference odehrává v malé až střední místnosti.
Systém je tvořen základní jednotkou, ve které je integrována kamera s mikrofonem. Jako zobrazovací zařízení slouží běžný televizor (připojení pomocí AV vstupu) nebo PAL nebo XGA monitor. Ke kompaktnímu zařízení lze připojit a používat několik externích periferií, většinou dokumentovou kameru a DVD rekordér. Pro připojení různých typů elektronických tabulí nebo počítače bývá k dispozici datový vstup. Kompaktní systémy se snadněji přemisťují a rychleji instalují. Některé bývají baleny do praktického kufříku.
Skupinové systémy se používají pro videokonference ve střední až velké místnosti nebo v sále.
Skupinové systémy tvoří základní jednotka, která zajišťuje zpracování obrazu, zvuku a dat a řízení systému. K zažízení je možné připojit i několik PTZ kamer s kvalitou S-video a možností elektromechanického řízení pohybu. Mikrofon bývá stolní a pro rozsáhlejší prostor je možné mikrofony zapojovat do kaskády. Jako výstupní jednotka se podle provedení používá buď běžný televizor (připojení pomocí AV vstupu) nebo XGA monitor. Pro větší prostor lze zobrazovat na projektor, velký displej a ozvučovat na aparaturu.
Skupinové systémy jsou vybaveny i více externími videovstupy, oddělenými výstupy pro DVD rekordér a současně zobrazují lokální, vzdálený i statický obraz. Datových vstupů, využitelných stejným způsobem jako u kompaktních systémů, rovněž je více.
Síťové videokonferenční prvky rozšiřují komunikační možnosti jednotlivých videokonferenčních zařízení. Videokonferenční servery (nazývané též multipoint servery, MCU) slouží k vytvoření videokonferenčního spojení tří a více stran. Zajišťují zpracování a vzájemnou distribuci zvukového, obrazového a případně i datového signálu mezi jednotlivými zúčastněnými stranami. Transkódují signál mezi jednotlivými protokoly a mohou současně sloužit i jako videokonferenční brána mezi rozdílnými komunikačními prostředími.
Řízení takové videokonference lze konfigurovat od nejjednoduššího přepínání hlasem (tzv. voice activated) až po konferenci řízenou moderátorem. Sofistikovanější řízení musí být podporováno připojenými videokonferenčními zařízeními. Videokonferenční brány převádí signál mezi jednotlivými přenosovými médii (ISDN, LAN/WAN, ATM).
Přídavné periferie rozšiřují vstupní a výstupní možnosti jednotlivých videokonferenčních systémů:
Pro přenos zvuku, obrazu a dat přes videokonferenci je nutné zajistit přenosové medium. Videokonferenční zařízení používají protokol TCP/IP (např. LAN, WAN, ATM, Frame Relay). Zde je kompatibilita jednotlivých videokonferenčních systémů zaručena mezinárodním protokolem H.323 nebo SIP. Vhodnou aplikací jsou vysokokapacitní sítě v rámci společnosti, případně vyhrazená linka od providera. Videokonference přes TCP/IP vždy vyžaduje zajištění QoS, nejlépe separátní vyhrazené pásmo. Protože na WAN sítích zajištění Quality of service není možné po celou přenosovou cestu, přenosy po Internetu se nedoporučují.
Audio a video spojení mezi jednotlivými videokonferenčními systémy je možné navázat jako point-to-point (bod-bod) nebo jako point-to-multipoint (vícebodé spojení). Point-to-point spojení se uskutečňuje pomocí vlastních videokonferenčních zařízení navzájem, multipoint spojení potom pomocí videokonferenčních serverů (MCU), které se vyrábí různého technického provedení podle přenosového prostředí, v kterém jsou provozovány. Vzájemné propojení dvou rozdílných platforem lze zajistit pomocí videokonferenčních síťových prvků. Spojení například ze sítě ISDN do LAN/WAN a obráceně je tedy možné navazovat za pomoci videokonferenčního serveru anebo videokonferenční gatewaye.